整骨院で次回予約を高確率で獲得する受付の取り方

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予約制などを導入している整骨院では、リピート率を上げるために次回予約をしっかりと取ることが非常に大切になってきます。

しかし、実際に整骨院や整体院の現場で働いている先生から話を聞くと結構な人数の先生から「次回予約を取らないまま帰られて、、、それでそのまま離脱してしまう」という悩みを多く聞くのも事実です。

これは単純に施術や対応に不満足だったため予約を取ってもらえなかったというケースもあるでしょうけど、それと同じくらい「単純にこちらの予約の提示の仕方がイマイチだった」というケースもあるのです!

そこで今回は、リピート率を上げるために確実にやってもらいたい、整骨院や整体院の受付で次回予約を高確率で獲得する受付の取り方を紹介したいと思います。

整骨院で次回予約を取る際の受付対応は非常に大切

ちなみに、次回予約を取る場面は大きくわけて2つあります。

1つは、治療中や治療終了直後に治療家の先生がそのまま次回予約を取ってしまうパターンがひとつ。

1つは、すべての治療が終了し帰りの受付対応の際に次回予約を受付で取るパターンがひとつ。

です。

あなたの治療院が現在どちらのスタイルでやっているかはわかりませんが、今回は後者の、受付で次回予約を取る場合に、次回予約を取れる確率を上げるための方法をお伝えします。(一番良いのは「まず施術終了後に先生のほうで予約を取ってしまい」それを受付に伝えておいて「患者さんが帰る前に受付でも次回予約の日付を再確認で伝える」ようなダブルチェックで取るのがオススメですけどね!)

 

料金を支払う前に次回予約を先に取る

帰りの受付対応の際に、一番最初に料金の支払いを済ませてしまってはダメです。笑

患者さんに渡すステップレター、伝えるべきこと、次回予約など、これらはすべて「料金の支払い」よりも先にすべてやるようにします。

何故なら、料金の支払いを済ませてしまうと、患者さんとしては整骨院に留まっておかなくてはならない理由が厳密には無くなってしまうので、その段階ですでに「早く帰りたいなオーラ」が出てきてしまうんですよね。笑

そうすると、いざ次回予約などを取ろうとしても「また今度電話で取ります」とか「ちょっと時間がないので・・・」と、そそくさと退散されてしまうわけです。

でも料金を支払ってないのに、すぐに帰ろうとする人はいませんよね?笑

つまり、料金の支払い→次回予約、の流れでやっている院は、順番を変えて、次回予約→料金の支払い、にするだけでも、次回予約の話をしっかりと聞いてくれる患者さんの割合が増えるのです!

これはちょっと意識すれば簡単に変えられる部分でしょうから、必ず徹底するようにされてみてください。

 

次回予約を取る基本は二者択一

次回予約を取る際、患者さんに「次回はいつがご都合がよろしいですか?」と聞くのは、正直ちょっと無責任です。(受付さんならまだ気持ちも分かりますが、施術家がこの聞き方をしてはいけませんね。)

もちろん、すでに自分のペースで通院している患者さんはそれでもいいですが、まだ痛みも残っている患者さんからすると、「おいおい、、、自分じゃ治療のペースなんてわからないよ・・・・・・」となりかねないのです。

であれば、しっかりと「先生のほうから、〇〇さんは次回できれば2、3日後には来て欲しいと伺っておりますが、〇〇さんは2~3日後の〇曜日と〇曜日だったら、どちらのほうがご都合がよろしいですか?」と聞いてあげるのです。この聞き方であれば、患者さんも、ちゃんと先生が治療のペースを考えてくれているんだ、と安心できますし、選択肢も二択なので非常に選びやすくなりますね。

そして、もしこういった聞き方をして「どちらも厳しいです」と言われたときだけ、改めて「でしたら、〇〇さんが一番早くこれる日にちはいつでしょうか?」と聞いてあげれば良いのです!

 

今度電話で予約するから・・・

おそらく予約を取る際の断り文句として一番多いセリフなんじゃないかと思います。笑

実は次回もう通いたくなくて、そう言っているケースもあるとは思いますが。笑

ただ、本当にスケジュールがわからなくて時間を確保しにくい、という人がいるのも事実です。

そして、こういった後者のケースであれば、こういうトークを試してみてください!(前者のケースは受付でどうこうするのは厳しいです。汗)

患者さん
すいません。2~3日後のスケジュールがちょっとわからないので、また明日にでも電話します。

受付
そうなんですね。お忙しくて大変ですね。頑張ってください!ただ、、、ちょっと今予約が取りずらい状態になっているので、もしよかったら先に予約の枠だけ抑えて置かれませんか?そして、やっぱりダメそうだったらその時にキャンセルのお電話をくだされば結構ですから^^それだったら、もし仮に抑えるなら、〇曜日と〇曜日のどちらのほうが抑えられそうですか?

患者さん
んー、、、それだったら〇曜日のほうですね

受付
〇曜日ですね!もし来られそうだとしたら、今日と同じ〇時くらいですか?

患者さん
そうですね。もし来れるんだったら今日と同じくらいの時間です。

受付
わかりました!では、一応〇曜日の〇時で予約の枠だけ抑えておきますね^^ダメそうだったらお電話やLINEでキャンセルして頂ければ大丈夫ですので、安心してくださいね!

という感じです。

つまり、スケジュールがわからない→後で電話で予約する、ではなく、とりあえず来れるかも?というところで予約枠を抑えておく→ダメだったらキャンセルの電話をしてもらう、というような流れに置き換えるのです。

本当にダメだったらキャンセルの電話が来ますし、実際そのまま来れるケースも多々あるので(キャンセルの電話をするのがメンドクサイし行くか、となります)、治療院の受付で次回予約を取る際に、取り方に悩んでいる先生は、こういったトークを試してみるのはオススメですよ!

 

 

 

まとめ.整骨院の次回予約は「先に」「念のため抑える」

上記のように、次回予約を取るタイミングを支払いより「先」にして、スケジュールのわかりにくいところは「仮予約」という形で抑えることによって、かなり次回予約の取れる確率が上がります。

この流れ自体は別に受付ではなく、施術家の先生が次回予約を提案する際も基本は同じ流れで構いません。

もちろん患者さんが積極的に次回予約を取りたくなるような施術を提供して、患者教育をしておけば、この辺の悩みは出にくかったりもするのですが。。。汗

とはいえ、現実には予約を取る段階で患者さんから次回予約が取れなかったりすることもあると思います。

そんなときには、ぜひ一度今回のトーク例と次回予約を取る順番の流れを変えてみてくださいね^^

それだけでも必ず今よりも次回予約を獲得できる場面が増えてくるはずですよ!

 

 

 

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