何故かいつも時間が足りなくなる先生のための時間活用術

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時間というものは本当に意識しないとあっという間に過ぎてしまうものです。

いつも夜の20時や21時に診療を終えて、それから書類作業や資料作成、サンキューレターを書いたり、リマインダーハガキを書いたり・・・なんかをやっていると気付いたら日が変わりかけている・・・

帰ったら食事もそこそこにとりあえず寝て、、、と思ったらすぐに朝が来てまた出勤。

こんな生活を送っていると「頼むからもっと時間をくれ!!!」なんて言いたくなりますね。汗

もちろん時間を増やすことは誰にもできませんが・・・

少しでも時間を有効に活用するためにオススメの方法をお伝えします。

何故かいつも時間が足りなくなる先生のための時間活用術

何故かいつも時間が足りなくなっている人に共通する項目として「スキマ時間を有効活用できていない」ということがあります。

朝から晩までビッシリ診療が詰まっていて、そういった作業をする時間がそもそも夜(あるいは早朝)しかない、という先生は仕方ないですが、日中に少しずつの時間なら空いているという先生も少なくないと思います。

そういったスキマ時間にコツコツと作業をしっかりと進めている先生は夜になって必死にいろんな作業に追われるということは少ないはずです。

逆にスキマ時間を有効活用できていない先生は、結局作業がすべて夜に残ってしまって一気にまとめて片づけないといけなくなったりしてしまうのです。汗

 

「考える時間」が一番の無駄

スキマ時間を減らす一番の方法は「考える時間」を無くすことです。

30分とか1時間くらいまとまった時間が空くなら「さて、何をしようか?」とじっくり考えて行動してもいいのですが、5分とか10分しかスキマ時間がないのに、その時になって初めて「さて、どうしようか?」と考えているようではそれだけで1分や2分の時間が無駄になってしまい、結局やりたいこともほとんどできずにスキマ時間が終わってしまうことになりかねないのですね。

つまりスキマ時間を有効活用するためには「何も考えずに時間が空いたと思ったら即行動に移る」ことが非常に大切になるのです。

何も考えずに動くなんて無理だよ、なんて思うかも知れませんがこれは実は非常に簡単なのです。

つまり・・・あらかじめスキマ時間が生まれたらするべきことを紙でもなんでも書き起こしてまとめて貼っておくだけでいいんですね。

例えば・・・

  • 5分のスキマ時間なら
  • サンキューレターを書く
  • 院内の清掃を行う
  • ライン@のメッセージを確認・返信する

10分のスキマ時間なら

  • カルテの裏書を行う
  • 作成途中のポップを作成する
  • 各種提出書類を記載する

なんかですね。

そして予約キャンセルなどで30分なんかの時間が空くようだったら、その時は1~2分でやるべきことの優先順位を判断して、その時にやるべきことを集中してやればいいのです。

こうすればこれまで溜めてて夜に終われていた作業は、診療が終わった段階で随分消化できるようになり、夜のまとまった時間には集客に関連するようなもっと価値のある集中すべきことをやれるようになりますよ^^

 

スタッフにもこういったツールは手助けになる

ちなみに、こういったツールはスタッフの行動を促すのにも非常に役に立ちます。

院長ならばその時その時でやるべきことの優先順位というものを自分で判断して行動できますが、スタッフだとまだその判断がつかず、結局何していいかわからないからいつもやっている院内清掃をして時間を過ごす・・・なんてことになりがちです。

そういった姿を見て「自分で判断して動いて欲しい」と思うのもわかりますが、その前にこういったツールを用意して院内の見えるところに貼り出すだけでもスタッフもやるべきことが明確になるので悩まなくて済み、いろんな行動(あくまでも決められた範囲内ではありますが)を率先して取れるようになるのです^^

ぜひスタッフのスキマ時間の過ごし方に悩みがあるのであれば、ご自身のためだけでなく、スタッフのためにもこういったツールを用意してあげてみてはどうでしょうか?

 

 

まとめ.スキマ時間の有効活用は準備が勝負

大したことができないような気がして、積み重なると意外にバカにできないのがスキマ時間というものです。

ここをフル活用するだけで、本当に1日の中で集中して作業ができる時間が増えたりするんですよ^^

そのために大事なのは「スキマ時間を有効活用するための前準備」です。

極力考える時間を減らし、即座に行動に移れるようにする。

これがスキマ時間を有効活用するために必須となる考え方ですので、今現在「あともう少し時間があれば・・・」とお悩みであれば、ぜひスキマ時間を有効活用するためにもこういったツールを事前に用意されてみてくださいね^^

 

 

 

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