治療院経営はカルテ枚数を増やしていくという感覚を意識する

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あなたの院では毎月どのくらいのカルテ数を行き来しているでしょうか?

1人治療院であればカルテ枚数はだいたい70枚~140枚くらいの間に落ち着くことが多いですね。(予約枠の時間にもよりますが)

スタッフさんを雇っている治療院であれば、もっと多く200枚とか300枚くらいのカルテ枚数を抱える治療院だって少なくありません。(保険診療メインの整骨院なら400枚を超える院も多かったりしますね。)

このカルテ枚数を注視し、この枚数を増やしていくことこそ、治療院経営の安定化に直結するのです。

その月の終わりに結果的に今月は何名来た、ではなく、あなたはしっかりと「このカルテ枚数を目標にして、その数にたどり着く」という意識を持って施策を行えているでしょうか?

治療院経営はカルテ枚数を増やしていくという感覚を意識する

多くの先生を見ていると、リピート率だったり、離脱率だったり、あるいは日ごとの来院数は意識しているのに、何故かそれらの数字とカルテ枚数を結び付けて考えていない先生がいることを感じます。(あるいは、そもそもリピート率や離脱率を出していなかったりすることも。汗)

しかし、このカルテ枚数という考え方は治療院経営を「安定化」するためには非常に重要な数字なんですね。

 

多少忙しくても安定化狙い、はアリ

まず意識しておいてもらいたいのが同じ売上なのであれば、カルテ枚数は少ないよりも多いほうが安定感が出る、ということです。(当たり前のことですが。笑)

例えば1カ月で200万円の売上が出ているとして、カルテ枚数が140枚の院だと、1枚あたりの平均カルテ単価は約14300円くらいになります。

それに対して、カルテ枚数が70枚の院だと、1枚あたりの平均カルテ単価は約28600円くらいになります。

高単価、という目線で見れば1人あたりの患者さんから月に28600円頂けている院はかなり高単価で施術を出来ている可能性が高いわけですね。

 

この時に、例えば調子を崩してリピートをもらえなかったり、あるいは新規集客が上手くいかずに(SEO変動の影響とか、チラシが当たらなかったとかね)新患さんの数が少なかった・・・などという状況が起こったとしましょう。

そしてどちらのパターンでも同様にカルテ枚数が5枚減少してしまったとします。すると・・・

前者の例の院では5枚のカルテが減少することによって14300円×5枚=71500円の売上が減少してしまいます。

また、後者の例の院では5枚のカルテが減少することによって28600×5枚=143000円の売上が減少してしまいます。

同じ5枚というカルテ枚数の減少でも、売上200万の中で考えた時の売上に与える影響ははるかに後者のほうが大きくなってしまうのですね。

つまり、少ないカルテ枚数で高い売上を作っている院は、同時に離脱率や新患獲得の影響を「かなり」強く受けるという不安定な側面も持ってしまっているのです!

これが同じ売上ならカルテ枚数が多いほうが安定しやすい(「離脱率」や「新規数」によるカルテ枚数増減の影響を抑えやすい)という理由です。

 

ただし、メリットだけでなく一般的にはカルテ枚数が多いほうが忙しくはなるので、「タダ」で安定感が手に入っているわけではないのは抑えておきましょう。

例えば先ほどの例でいえば、仮にどちらの院も平均の来院頻度が3,5回だったとしましょう。

前者の院であれば140枚×3,5回=月の施術回数490回(稼働日数が22日とした場合、日の施術回数は約22人)

後者の院であれば70枚×3,5回=月の施術回数245回(稼働日数が18日だったとしても日の施術回数は約14人)

結構違いますよね?笑

安定感よりも、忙しさなんかを最重要視するのであれば、カルテ枚数を増やす戦略はデメリットとして働いてしまうでしょう(><)

 

 

数字を把握すれば達成すべき目標数字も出る

では実際に「カルテ枚数を増やしていく」と決めた際取るべき施策は・・・非常に単純です。

基本的には「新規数を増やす」か「離脱率を減らす」のどちらかになります。

とはいえ、それだけだと数字目標が立てにくいのでもう少しだけ具体的に見ていきましょう。

 

例えば過去のあなたの院の数字を見れば、あなたの院の平均の離脱率はだいたいわかると思います。

仮に離脱率20%の院と30%の院があったとしましょう。

カルテ枚数が120枚と仮定した場合、平均の離脱率20%の院は、120×0,2=24名が平均して毎月離脱していく形になります。

あるいは平均の離脱率30%の院だと、120×0,3=36名が平均して毎月離脱していくということですね。

ということは、ここでもうわかると思いますが、この院が「新患さんの人数(+再来患者さん)」でカルテ枚数を増やしていこうとした場合、前者であれば毎月新患24名、後者であれば毎月新患36名以上獲得できないとそもそもカルテ枚数は増えていかないわけです。

つまり、離脱率さえしっかりと出しておけば現在のカルテ枚数以上にカルテ枚数を増やそうとした際に必要な新患さんの数は自然と判明するということですね。

 

逆に新患さんの獲得人数がある程度安定している院を例に考えてみましょう。

仮に毎月の新患獲得数が20人の院と、30人の院があったとしましょう。

カルテ枚数が120枚と仮定した場合、20÷120=16,7%となり、離脱率を16,7%よりも下げなければ新患さん20人ではカルテ枚数は増えないということになります。

あるいは新患獲得数が30人の院の場合、30÷120=25%となり、離脱率は25%を越えるだけでカルテ枚数がまだまだ増えていくことがわかるのです。

つまり、離脱率を調べていなくても、月の平均の新患獲得数から、離脱率をどの程度の水準まで持っていけばカルテ枚数がちゃんと増えていくかも判明できるのですね。

 

これらの考え方をもとに、「あなたの院」でカルテ枚数を増やしていくために達成すべき「新患獲得数」と「離脱率」を常に把握できるようにしておきましょう!

1点注意なのは、ベースのカルテ枚数が増えていけば適宜この数字は変動していくので、1回数字を出してその数字のままずっと目標として掲げていく、なんてのはやめてくださいね!笑

適宜数字は更新し続けるクセをつけておきましょう!

 

 

 

まとめ.最終的な目標数値だってわかる

ちなみに、この考え方で最終的に目指すべき数字も計算できるようになります。

例えば最終的な目標がカルテ枚数300枚、離脱率20%以下を目指していたとしましょう。

すると、毎月の離脱数は300×0,2=60人で安定する計算なわけですから、この院の最終的な目標集客人数は60名ということになるわけです。

あるいは、最終的な目標がカルテ枚数350枚、月の獲得新患人数80名くらいを見込んでいるのであれば、80÷350=22,8%程度に離脱率を抑え続ければこの数字を安定して維持できるようになることがわかるのです。

現状の数字を把握するのもいいですが、少し思考を広げて将来の目標を達成した際に自身が達成し続けなければいけない数字まで把握しておくのも良いかも知れませんね^^

ぜひ、こういった数字を日々意識することは大事なのでしっかりと把握して施策をおこなってみてくださいね!

 

 

 

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