新患さんの予約だけ先々まで抑えてしまう

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1人治療院なんかでは特に起こったりするのですが、患者さんの予約がそれなりに多くて、患者さんが予約を取りたいところに予約が入れられない・・・ということが起こったりします。

ある程度長く通っている患者さんであれば、多少時間が前後したとしても割とどこかしらで予約を入れてくれたりするので良いのですが・・・

新患さんの2回目や3回目の通院なんかの際に、なかなか予約の都合が合わなくて治療ペースが空いてしまうことがあります。

しかも、既存患者さんほど信頼関係も築けていないので、最悪の場合そのまま予約が取れないまま離脱したりなんてことも・・・

これは結構ツライですよね。

患者さんとしては予約の意思もあったのに、こちらの都合で予約を取り損ねて、そしてそのままドロップしてしまうのですから。汗

こういったケースを少しでも減らすための施策をお伝えします!

新患さんの予約だけ先々まで抑えてしまう

結論から言えば非常に単純な施策です。

既存患者さんが基本的に次回予約だけをしていくのに対して、新患さんの予約だけは次回と、その次まで(あるいはさらにその次まで)先に抑えておくようにしておくのです!

 

新患さんをリピーターにするためには最初の通院ペースが大事

新患さんをあなたの院のリピーターやファンにしていくためには、単純に通院ペースそのものも大事になってきます。

いわゆる接触頻度を上げることが、信頼関係を築くキッカケが強くなるんですね。

そのためにも、特に新患さんが初回から5、6回目程度まで来院するまでの通院ペースというのは非常に重要になってきます。

週1どころか、もっと早く週2、週3で通ってくれても良いくらいです。

これは接触頻度を高めて信頼関係を築きやすくする点も重要ですが、単純に治療効果自体も治療初期は詰めて治療を行ったほうが効果が高くなりますし一石二鳥ともいえるでしょう。

 

しかし、このように初期の段階では詰めて来院して欲しいという想いがあるにも関わらず、ある程度カルテ枚数があって日の来院数がパンパンになりがちな治療院だと、次回予約を2~3日後とかの直近では予約がパンパンで入れられない、という現象が良く起きてしまうのです。

そして、結局予約が5~6日空いてしまう・・・とかね。

これは治療効果という点でも避けたいですし、接触頻度という意味でも避けたいことになるのです。汗

 

 

一定回数までは先の予約を取れる仕組みにする

上記の現象を避けるために、院内に先の予約を取れる仕組みを導入しておくのです。

これはあくまでも初期治療効果を高めるため、新患さんに限った話です。(全員先々まで予定を取れるようになってしまうと、結局いつまで経っても予約が空かないですからね!笑)

例えば、新患さんが初回から5回目の通院が終わるまでは、3回先まで仮予約を取っておいてよい、とかですね。

こうしておけば、(次回予約が1~2日後だったとして)2回先の予約は3~5日先くらいになることが多いので、そのあたりであれば予約がまだ取りやすかったりします。(3回先であれば、ほぼほぼ抑えたいところが抑えられるでしょう。)

そして、2回目来院された際には、前回仮予約した3回目予約の日にちゃんと来院できそうか再確認するのと、改めて今度は4回目来院する日を仮予約してもらうようにするのですね!(先々の予定を抑えているため、患者さんの都合が変わってその日に来れなくなったりしていることがあるので、この確認は確実にするようにしましょう。)

これで予約が取れない、という形でペースを乱される現象はかなり抑えることができますよ!

 

 

まとめ.先予約は先払いの仕組みと相性が良い

ちなみに、今回したお話は誰もが導入しやすい仕組みではありません。

毎回単発で窓口支払いをしている院は正直このやり方は行いづらいでしょう。(あるいは、冬の間なんかはこんなこと心配しなくてもそれなりに枠が空いている、という状態であれば今すぐ無理に導入せず、忙しくなってくる春あたりの導入でも問題ないでしょう^^)

患者さんとしても「いや、まだ3回目とか4回目とか言われても来院するかわからないし・・・」って感じでしょうからね。汗

しかし、回数券やプリカなどの先払いの仕組みを導入している院はわりとスムーズに導入しやすいです。

なんといっても施術の料金自体はすでに払っているわけですから(複数回通うことに納得している状態)、先々の予定を抑えておくことに抵抗が少なくなるんですね!

このあたりは自分の院の仕組みと相談しながらになりますが、もし今現在新患さんの予約も、その後の通院予約も取りにくい状態が続いているのであれば・・・

この単純な施策は通院ペースを維持していく上で助けになりますので、ぜひ検討してみてくださいね^^

 

 

 

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