この時期に院内に用意しておきたい「隙間時間」を埋める方法

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近頃は一気に冷え込みも厳しくなってきましたね。

こういった急激に気温が下がる時期は正直ちょっと患者さんの来院ペースも鈍ったりするものです。

そんな時に「今日は患者さん少し少ないなー」とただ嘆いていたって始まりませんね。

こういう時にはあらかじめ「あるもの」を用意することで隙間時間を一気に有効活用できるようになるのです!

隙間時間はやることリストで有効活用する

おそらくあなたの頭の中には「あれもやらなきゃいけない、これもしたい」といろんなアクションが詰まっているでしょう。

それなのになかなか手を付けられず作業が進められていない、、、ということもあるのではないでしょうか?笑

これは結局考えることだけに頭を使っていて、なかなか実際のアクションに結び付かないからこういう状態になってしまうのですね。

こんな時に役立つのが「隙間時間にやることリスト」なのです!

 

隙間時間のやることリストとは?

これはどこかのタイミングでふっと隙間時間が出来た時に「何しよう?」と考えることなくアクションまで移れるようにするために用意するリストです。

空き時間が生まれたと思ったらサッとリストに目を通して「これをするか」とすぐに行動に移すことができるので、間違いなく時間が出来た時に毎回毎回「あ、あれやろっかな!」と考えるより多くのことを処理できるようになります。

作業量自体は圧倒的に多いはずなのに、なぜかどんどん作業を進めていってしまう先生なんかは、よくこういった隙間時間リストなんかをあらかじめ用意しておいたりするものですよ^^

僕自身、院で現場に入っている時はスタッフルームの壁に隙間時間リストを作成してペタッと貼っていたものです。笑

 

隙間時間リストってどんな風に作るの?

では、実際にどんな風に作るかというと、(正解があるわけではありませんが)こんな風に作ってみると活用しやすいと思います。

  1. まずは5分リストと20~30分リストを用意する
  2. 隙間時間にやりたいこと、やるべきことを書き出す
  3. ざっくりとした優先順位をつける

これだけです。

まず①番の5分リストと20~30分リストを用意するという部分ですが、空き時間っていうのはなかなかコントロールが効きにくいものです。(だからこそ隙間時間なわけですし。笑)

予約キャンセルなんかがあれば、それこそ30分くらいドカッと隙間時間が生まれたりしますし、通常業務の合間合間だと隙間時間が生まれると言ってもせいぜい5分~10分のものでしょう。

なので、あらかじめ「短い隙間時間が生まれた時はこっちのリスト」「長い隙間時間が生まれた時はこっちのリスト」というように隙間時間の質でやるべきことを分けておくのですね。

でないと、30分くらい隙間時間が出来てしまった時に「これもやった。あれもやった。うーん。もうすることないなぁ、、、」と結局時間を持て余してしまうことになってしまいます。

そうならないように、先生ご自身の現場に合わせて短めのリストと長めのリストの2種類は最低でも用意しておくことをお勧めします。

 

②番目はそれぞれのリストで処理できそうな、隙間時間ができたらやっておきたいことを書き出しておきます。

例えば短い時間のリストなら、トイレ掃除、玄関のクツをそろえる、書類を1枚書く、カルテの裏書、サンキューレターを書くなどなど細かい仕事をいろいろ用意しておけますね。

また長い時間のリストはもっとしっかりとした仕事で、POPを作成する、チラシを作成する、ブログを更新する、などといった少し時間はかかるけど、ガッツリ時間は取られたくないような作業を入れることができますね^^

もちろん、院内に患者さんが残っているのに患者さんを放置してこういった作業をするのはいただけませんが、本当にパッと隙間時間が生まれた際などはぜひスムーズに作業に移れるようにしてもらいたいですね^^

特に先生はまだしもスタッフさんなんかは、こういったリストを作ることで「やることがなくなったらこのリストを見て、自分ができそうなことを探してみて」と伝えるだけでも、ぼーっとすることなく作業をこなしてくれるのでオススメですよ!(自分で考えて動いているわけではないけれど、結果としてやって欲しいことを動いてやってくれるという形が作れる)

 

最後に③番目として、書き出した作業の中で優先順位をざっくりと決めておいてください。

先生自身のリストであれば本当に数字で順番をつけておいて、時間が空くたびに仕事を終わらせていってもいいです。

逆にスタッフが見るものなんかは数字でつけるとわかりにくくなるので、作業の重要度順にSランク、Aランク、Bランク程度つけておいて「とりあえず手が空いた時は優先順位の高い作業からこなしていって」と伝えるだけで十分ですよ!

こうすることでさらに考える時間が減って、よりアクションがスムーズに行えるようになりますよ^^

 

 

 

まとめ.隙間時間ができて考え始めるでは遅い!

結局、隙間時間が来るたびに何をしようか、、、と考えて作業を始めるようでは遅いってことなんですね。

隙間時間なんてほんとに5分程度のことも少なくありません。

ただでさえ短い時間に考えてから動き出してたら、作業なんて本当に1~2分しかできませんよ。

5分間を5分間として使い切れるように、ぜひこういった隙間時間リストをあらかじめ作成してみてくださいね^^

「やることはたくさんあるのに時間が足りない・・・」という先生は、思った以上に仕事が処理されていくことをきっと実感できると思いますよ!

 

 

 

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