治療院という現場で働いていると、１日のうちに何度か”スキマ時間”のようなものが生まれてしまいます。
例えば、予約した患者さんの突然のキャンセルだったり、予約制の院で無ければ、たまたま患者さんが来院しなかった時間などになるわけですが・・・。
こんなときにあなたは「手が空いている時にはスタッフがもっと自分で考えて行動して欲しい」と思ったり考えたりしたことはないでしょうか？
これ、クライアント様から意外と質問で聞かれるのです。
「隙間時間にどうしてもスタッフがだれてしまうのですが、何か良い方法はありませんか？」って。
ですので、そんなときのために用意できる対処法をお伝えします。
目次
隙間時間はあらかじめアクションを決めることで初めて動けるようになる
現実的に考えて、「隙間時間をゼロにする」というのは難しいです。（予約キャンセルの防止や、予約キャンセル後に再度予約を入れるなど、打てる手はいくつもありますが、それでもゼロにはなりません。）
であれば、「隙間時間はどうしても生まれるもの」と事前に理解して準備しておくことが重要になるのです。
院長であれば、自分で「あれもやらなければいけない、これもやらなければいけない」とポンポン作業を思いつきますが、スタッフはそこまで普段から治療院の現状を把握しているわけではありません。
だからこそ、あらかじめ手を打っておく必要があるのです！
まずはどのくらいの空き時間が空きやすいのかを把握する
それぞれの院で普段どれくらいの空き時間が生まれやすいのかは違います。
予約制でやっている院で、スタッフを何人か抱えている場合なら、予約枠がまるっと空いてしまうこともあるでしょう。２０分枠なら２０分、３０分枠なら３０分時間が空く可能性もあるわけです。
逆に予約制は採用せずに、来院した人からどんどん見ていくスタイルでやっているのであれば、来院数次第ではありますが、空き時間は５分とか１０分がポイントポイントで空く、というようなケースが多くなるわけです。何かをするには少ないけど、何もしないのは勿体ない、といえる時間ですね。
このように、自分の院ではどの程度の空き時間が発生しやすいのかを把握しておくことは、作業を決める上では必ず必要になってきます。
隙間時間で行える作業を決める
次にすることは、隙間時間に行える作業の設定です。
例えば、
【５分〜１０分のスキマ時間ですることリスト】
- 治療院前の通りの清掃
- 新患入力
- 各種書類の作成
- サンキューレター作成
- その他、あなたの院で５〜１０分程度で出来るスタッフにやってもらいたいことなんでも
【３０分（予約キャンセルなど）のスキマ時間ですることリスト】
- ブラックボードの変更
- 返戻の電話
- 近隣へのチラシポスティング
- 個人のスキル習熟への練習・勉強（院で許可しているならば）
- その他、あなたの院で３０分程度で出来るスタッフにやってもらいたいことなんでも
というような感じのリストを作成するのです。（このリストをスタッフルームや受付の裏などに貼っておきます。）
さらに、これらの作業にあなたがやって欲しい優先順位を付けることも効果的です。
このリストに設定されていない作業は基本的にスタッフがやっていなくても怒らないようにしましょう！笑
自ら考えて動けるスタッフは相当貴重で、育てるのも大変です。
しかし、このようにリストさえ設定しておけば、スタッフはちゃんとスキマ時間にリストを見ながら「あ。じゃあ今はこれをやろうかな」と行動することができます。
こちらが何も用意していないのに、スタッフに対して「スキマ時間に自分で考えて行動してくれない」なんて思ってはダメです。
まずはしっかりと方針を示してあげましょう＾＾
まとめ.予測できるなら準備する
最初にお話したように、スキマ時間をゼロにする、ということは困難なのです。
であれば、予め起こるものと思って備えておけば良いのです。
リストをしっかりと作成して、空いた時間にはリストを見て行動する、という文化を治療院内に根付かせるだけでも、かなりスタッフは行動してくれるようになります。
イチイチあなたが指示しなくても、ちゃんと動けるようになります。
スタッフを自分で考えて行動できるように教育していくことも大事ですが、まずはその前に仕組みとして院が回っていくように備えておいてはいかがでしょうか？＾＾
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